Oficial de Cumplimiento, en inglés Compliance Officer, es una figura que empieza a tener vida en las empresas mexicanas y por ello, el IMEF considera oportuno destacar su rol por la importancia que tiene su función, al tiempo en que destaca la necesidad de facultarlo de autoridad para su óptimo desempeño.
En el sistema financiero, el oficial de Cumplimiento es nombrado por la alta gerencia de una entidad u organización. De acuerdo con las disposiciones de carácter general, existentes desde hace cerca de 20 años, es el encargado de prevenir el lavado de dinero y el financiamiento al terrorismo (PLD/FT) en las instituciones y es responsable de elaborar los reportes para las autoridades hacendarias.
Dichos reportes corresponden a actividades inusuales, relevantes e internas preocupantes. Las primeras se emiten prácticamente por el sistema de cómputo como Yunius, sin necesidad de mayor análisis; las relevantes son analizadas por el oficial de Cumplimiento, a fin de evaluar si se emite reporte o no y las internas preocupantes deben comentarse con el Comité de Comunicación y Control, ya que seguramente hay algún funcionario de la institución involucrado.
Además, encabeza la capacitación al interior de la institución y es el enlace con la autoridad en materia de PLD/FT; verifica el cumplimiento de las políticas anti- PLD/FT y determina el riesgo que pudiera existir. Cuando se trata de una institución financiera, el oficial de Cumplimiento NO puede ser el auditor interno. Debe ser un empleado de la institución que esté físicamente todo el día en su área de trabajo, ya que la eventualidad de que un cajero requiera hacer una consulta por una posible operación, se puede presentar en cualquier momento. Además, deben estar certificados por la CNBV.
¿Qué es un Compliance Officer u oficial de Cumplimiento en una empresa que NO es del sector financiero? En este caso, es una persona que se encarga del cumplimiento de la normatividad interna y externa que afecta a la empresa, siendo responsable de la prevención de riesgos penales, así como de la creación y aplicación de un código de ética organizacional.
En la empresa privada pueden conjuntarse las funciones del oficial de Cumplimiento con las del auditor interno, ya que ambos velan por el cumplimiento de lo que está previsto en la materia. Respecto del auditor interno, éste debe cumplir con procesos que hagan eficientes las operaciones, así como la reducción de fraudes.
El oficial de Cumplimiento tiene la función de garantizar la normatividad legal federal y local, lo cual podría implicar para la empresa un costo por multas derivadas de un incumplimiento o daño moral. De igual forma, identifica y evalúa la exposición al riesgo, contribuyendo a la mejora de los sistemas de gestión y control. Es muy importante que tenga acceso a toda la información financiera, operativa y comercial de la empresa y elaborar manuales de trabajo. También debe atender las líneas de denuncia sobre las violaciones del código de ética de la entidad, dejando claro que éstas son anónimas.
Cabe mencionar que cada empresa tiene sus propios procedimientos y necesidades. No existe un manual universal en materia de prevención de gestión de riesgos, basado en procesos de otra empresa, y pese a que la función del oficial de Cumplimiento es evaluar y prevenir los riesgos de incumplimiento de los códigos de ética internos y la legislación externa, es altamente probable que se cometan errores, pero el proceso de trabajo debe ser implementado.
El oficial de Cumplimiento representa una responsabilidad que cada día va adquiriendo mayor relevancia en las empresas y si bien es una posición que no genera ingresos, su función reduce costos de multas, sanciones y daño reputacional.
Vulnerabilidad del cargo de Oficial de Cumplimiento
Indudablemente la función como hemos comentado ha crecido en importancia y en virtud de que tiene leyes que respaldan muchas de sus acciones, a los jerarcas no les queda más que “tolerarlos” y aprender a vivir con un actor que antes no existía, pues ya tenían suficiente con la auditoría interna o externa.
Las funciones y alcances de esta nueva figura cada vez penetra más en las entrañas de las organizaciones y sin duda esto causa incomodidad aún entre los empresarios y jerarcas honestos pues ven su actividad no como un valor agregado a la seguridad de sus negocios, sino como un “mal necesario”, esto por cuanto la ley obliga a tener la oficialía de cumplimiento.
Dada esta situación y de manera obvia el trabajo del Oficial de Cumplimiento se vuelve vulnerable, en virtud de que los jerarcas lo “tolerarán” hasta donde el límite de su paciencia llegue y no hasta donde la ley proteja al Oficial de Cumplimiento.
La ley da importancia este cargo y aun cuando se dispone que “alto nivel ejecutivo”, en muchas organizaciones sus directivos y gerentes burlan a las autoridades que supervisan, respecto de esta realidad, no se les equipara con los demás ejecutivos, se les da la nomenclatura y las obligaciones, pero no los privilegios, razón?, simple, los consideran un gasto, no una inversión y de esta forma se subestima su trabajo.
Esto tiene consecuencias para el Oficial de Cumplimiento, en tanto golpea su moral, su estabilidad, etc, pese a lo anterior he sido testigo de que a muchos les puede más su pasión y amor por su trabajo que esta desventajosa realidad y asumen su labor con todo cariño, esmero, diligencia e identificación de los fines que su noble trabajo espera de ellos, pero esto tendrá un precio y no pocos han sido los que finalmente han sido despedidos o marginados a otras funciones con el objeto de neutralizar su gestión.
El Oficial de Cumplimiento debe tener un fuero especial y equiparable al de los auditores, su labor debe ser realmente reconocida, por el Estado y su despido debería estar sujeto a la revisión de una autoridad superior fuera de la organización donde trabaja, que brinde mayor objetividad a la decisión.
Un Oficial de Cumplimiento sin protección de ley, vulnerable, asustado no es efectivo en la encomienda que hizo nacer su especial e importante trabajo, quieren en el gobierno y en la UIFs tener mayores y mejores resultados del trabajo de los Oficiales de Cumplimiento?, asegúrense de que están bien protegidos por la ley y no como ocurre en algunos países en los cuales este tema es regulado en un reglamento o normativa sin rango de ley y en virtud de ello, otras leyes por rango se imponen y pese a que exista una regulación ésta no termina siendo suficiente para defender su labor.
Falta de Autoridad del Oficial de Cumplimiento dentro de las Organizaciones
Además de un respaldo que tenga rango de ley, el Oficial de Cumplimiento requiere en primer lugar entender él cuál es su rol dentro de la organización y segundo que tenga una autoridad no solo dada por los jerarcas de la organización sino que ésta venga claramente determinada en la ley y que claramente pueda ser verificada por las autoridades administrativas, caso contrario su función puede terminar siendo decorativa.
Los canales de comunicación, hacia la Junta Directiva, entre iguales y resto del personal debe estar garantizado y con medios suficientes de trabajo, la falacia de que no debe constituir un gasto tal que provoque desequilibrio en la organización es una astuta idea desarrollada por muchos cuya visión no se parta de la cuestión comercial en la cual el control es lo menos deseable pues en la mente de muchos obstaculiza el negocio, no lograr esto, es mantener una oficialía de cumplimiento, que solo pasa el tiempo en trabajo operativo de controles pero que de manera efectiva nunca llega a sus objetivos y las organizaciones criminales se siguen riendo de todos en la acera del frente.
Mientras estos temas no se resuelvan y adquieran mayor relevancia entre los organismos internacionales y autoridades locales, el ejercicio de la profesión del Oficial de Cumplimiento seguirá si pero a un riesgo y precio alto para quienes lo ejecutan, no produciendo su esfuerzo todo lo deseado por las mismas autoridades que han creado esta importante figura, que de paso digo ha sido bien pensada pero mal respaldada.