Los especialistas coinciden en que el oficial de cumplimiento normativo o compliance officer es la persona que vigila el programa de cumplimiento normativo. Es decir, es el encargado de asegurar el cumplimiento de cualquier tipo de legislación.
El oficial de cumplimiento es la persona que verifica que se sigan los manuales y se cumplan los procedimientos enfocados al cumplimiento. Por ejemplo, en las instituciones financieras es el responsable de que se presenten los avisos de Prevención de Lavado de Dinero (PLD) y de que se sigan los manuales, como podrían ser los de capacitación y contratación de recursos humanos.
Sus responsabilidades están enfocadas en informar dentro de las empresas, sobre los posibles riesgos operativos e incumplimientos a las normas internas y externas. Además, de ser un canal confiable para recibir denuncias anónimas e investigar la existencia de posibles delitos.
Las principales responsabilidades del oficial de cumplimiento son:
- Identificar las obligaciones a que están sujetas las empresas, tanto desde el punto de vista legal como también aquellas directrices que deriven de políticas y procedimientos internos.
- Proveer o coordinar los entrenamientos continuos en materia de cumplimiento.
- Encargarse de la comunicación del programa de compliance a los empleados, debiendo divulgar cualquier información relevante en materia de cumplimiento a las empresas y entregar el código de integridad o conducta y las políticas a que estará sujeto el personal.
- Implementar las medidas y controles que le permitan conocer oportunamente los riesgos.
- Vigilar el funcionamiento del sistema de prevención de riesgos y tomar las medidas preventivas y correctivas que garanticen su eficacia y asegurar la revisión en los intervalos planificados.
Muchas empresas en México no cuentan con un programa de cumplimiento y las que lo implementan dejan la vigilancia del programa en el director de auditoría o en el director jurídico. Es decir, la responsabilidad recae sobre alguna persona que ya estaba antes en la empresa, algo que no es correcto.
Para que el programa pueda ser cumplido y vigilado a cabalidad, debe haber un puesto o departamento responsable, creado especialmente para el del oficial de cumplimiento.
Esto es porque si un directivo asume la responsabilidad del programa de compliance, se corren los siguientes riesgos:
- El responsable podría tener sobrecarga de trabajo, porque tendría doble función dentro de la empresa.
- Que esta persona no se capacite adecuadamente para hacer la vigilancia del programa, por tener que cumplir con sus otras funciones.
El oficial de cumplimiento debe tener autonomía.
El encargado del programa puede ser una persona externa, que preste el servicio de oficial de cumplimiento, o puede ser un trabajador de la empresa que realice esa función. Pero si es un empleado de la empresa, se le debe dar autonomía de gestión, esto para que tenga la libertad de informar sobre fallas o incumplimientos al máximo órgano de gobierno de la empresa, en caso de detectarlos. Porque se corre el riesgo de que no reporte fallas o incumplimientos de su área, porque eso lo podría perjudicar a él o a alguien de de su departamento. Es decir, podría haber conflicto de interés.
Un ejemplo de oficial de cumplimiento, es el que deben designar las instituciones de tecnología financiera (Fintech). Estas empresas deben informar a la Secretaría de Hacienda sobre la designación de su oficial de cumplimiento y su revocación. [Ley para Regular las Instituciones de Tecnología Financiera 58].
En el caso de las Fintech, corresponde a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV) certificar a los oficiales de cumplimiento. Esto en los términos de las disposiciones de carácter general que expida. [Ley de la CNBV 4, fracción X].
Recientemente, la Secretaría de Hacienda expidió los formatos para que las Fintech informen sobre la designación de su oficial de cumplimiento. Esto lo tienen que hacer a partir del 1 de junio del 2020.