El capítulo IX de las Disposiciones de carácter general en materia de PLD/FT publicado en el Diario Oficial de la Federación el 17 de marzo de 2011 establece los lineamientos que debe cumplir una entidad financiera en cuanto al uso de un sistema automatizado.
Antes de dichas disposiciones, las entidades financieras obligadas podían llevar el control de sus operaciones de manera manual, lo cual resultaba difícil pero estaba legalmente permitido. A partir de la obligación de su cumplimiento las entidades financieras deben “contar con un sistema automatizado”, pero de la lectura cuidadosa de la ley se desprende que, para contar con él, no basta haberlo adquirido y tenerlo instalado en unas cuantas computadoras, hace falta hacer un uso cotidiano de él para sustentar las operaciones de la financiera y para soportar y presentar las evidencias en caso de ser requeridas por la autoridad, en una auditoría, por ejemplo.
A continuación les compartimos lo que al día de hoy está vigente de las disposiciones, por lo promulgado en marzo de 2011 y la modificación de 2014.
CAPITULO IX: SISTEMAS AUTOMATIZADOS
43ª.- Cada Entidad deberá contar con sistemas automatizados que desarrollen, entre otras, las siguientes funciones:
I. Conservar y actualizar, así como permitir la consulta de los datos relativos a los registros de la información que obre en el respectivo expediente de identificación de cada Cliente.
II. Generar, codificar, encriptar y transmitir de forma segura a la Secretaría, por conducto del Supervisor, la información relativa a los reportes de Operaciones Relevantes, Operaciones Inusuales y Operaciones Internas Preocupantes a que se refieren las presentes Disposiciones, así como aquella que deba comunicar a la Secretaría o al Supervisor, en los términos y conforme a los plazos establecidos en las presentes Disposiciones.
III. Clasificar los tipos de Operaciones o productos financieros que ofrezcan las Entidades a sus Clientes o Usuarios, con base en los criterios que establezca la propia Entidad, a fin de detectar posibles Operaciones Inusuales.
VI. Detectar y monitorear las Operaciones realizadas por un mismo Cliente, o por un mismo Usuario de los señalados en la 14ª, 15ª y 16ª de las presentes Disposiciones, así como aquellas previstas en la fracción IV de la 30ª de estas Disposiciones.
V. Ejecutar el sistema de alertas contemplado en la 21ª de las presentes Disposiciones y contribuir a la detección, seguimiento y análisis de las posibles Operaciones Inusuales y Operaciones Internas Preocupantes, considerando al menos, la información que haya sido proporcionada por el Cliente al inicio de la relación comercial, los registros históricos de las Operaciones realizadas por este, el comportamiento transaccional, los saldos promedio y cualquier otro parámetro que pueda aportar mayores elementos para el análisis de este tipo de Operaciones.
VI. Agrupar en una base consolidada los diferentes contratos de un mismo Cliente, a efecto de controlar y dar seguimiento integral a sus saldos y Operaciones.
VII. Conservar registros históricos de las posibles Operaciones Inusuales y Operaciones Internas Preocupantes.
VIII. Servir de medio para que el personal de las Entidades reporte a las áreas internas que las mismas determinen, de forma segura, confidencial y auditable, las posibles Operaciones Inusuales u Operaciones Internas Preocupantes.
IX. Mantener esquemas de seguridad de la información procesada, que garanticen la integridad, disponibilidad, auditabilidad y confidencialidad de la misma.
X. Ejecutar un sistema de alertas respecto de aquellas operaciones que se pretendan llevar a cabo con personas referidas en la fracción X de la 30ª de las presentes Disposiciones, con Personas Políticamente Expuestas, de conformidad con lo señalado en la 58ª de estas Disposiciones, así como con quienes se encuentren dentro de la Lista de Personas Bloqueadas.
Todos los verbos empleados en las disposiciones: conservar, actualizar y consultar; generar, codificar, clasificar, detectar, monitorear, ejecutar, conservar, servir, mantener, … nos hablan de la acción dentro del sistema, de la necesidad de operar la entidad financiera con la ayuda del sistema automatizado de cómputo.